前回、「電子帳簿保存法への対応は無料でできる」ことをまとめてみました。
今回はより具体的に、そしてどう保存していけば良いのかについて調べました。
それはとても簡単なこと、つまり「全ての書類はPDFに変換して保存」しておけばOKです。
さらに、長期保存に適切な「PDF/Aフォーマット」についても調べています。
取引に関するメール・請求書・領収書はPDFで保存が大原則
前回は、やや堅苦しい説明ばかりになってしまっているので、簡単におさらいしましょう。
とは言っても、筆者は税理士でも会計士でもなく、一介の小規模企業の経営者です。できるだけ経費をかけることなく、自分たちでできることは自分たちで、という考えのもと、この電子帳簿保存法対応について調べてきました。
それを大前提として、読んでいただければ幸いです。また、前回記事もあわせて読んでいただくとわかりやすいかと思います。
さて、電子帳簿保存法のキモは、
全ての会計書類を「真実性」「可視性」を確保しつつ電子データで保存する
ということに尽きます。
法律が求めているこの2つの要件を満たすため、TVCMや広告で「電帳法対応ソフトを使いましょう」とか、「タイムスタンプは必須」とアピールしていますが、そんなことはありません。
前回記事に書いたような対応で、無料でも十分にこの法律に対応できます。
実際だいぶ要件が緩和され、例えばスキャナ保存は「ちゃんと読めればいい」になり、保存書類の検索要件も、年間売上5000万円以下の事業者は検索要件は不要となりました。
また、タイムスタンプについては事務処理規定を作成・運用することで、真実性の確保に対処できることになっています。
そう考えると、だいぶ対応しやすくなったのではないでしょうか？
PDFで作成した書類は全てGoogleドライブに保存
とはいえ、今まで全て紙で対応していた「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」書類を、すべて電子データ化することはなかなか大変な作業です。
では、具体的にどう対応していけば良いか？
答えは
取引に関するメール・請求書・領収書はPDFで保存
することです。
今まで通り、紙で受け取った書類はそのまま紙で保存することができるので、スキャナ保存はいったん置いておきましょう。
電子データで受け取った請求書や領収書、取引内容が記載されているメールをすべてPDFにして、まとめてGoogleドライブに保存すれば良いのです。
大事なのは、PDFファイル名を、
受領日_取引先名_金額.pdf
という形にしておくことです。これで、Googleドライブ内での検索もしやすくなります。さらに、「請求書」「領収書」などの区別もつけておけば、より検索しやすいでしょう。
また、仕訳帳や勘定元帳といった国税関係帳簿や、決算書類などの国税関係書類は、クラウド上で運用できる「円簿会計」などを利用して、PDFに変換することができます。確定申告書は、紙で作成すれば保存する必要はありません。
これらもまとめて、Googleドライブに放り込んじゃいましょう。
筆者の場合、Googleドライブ内で年度ごとのフォルダーを作成し、さらには決算書類、取引書類（請求書・領収書など）、帳簿類というようにさらに細かくフォルダー分けをしています。
当社では、2022年度からGoogleドライブに各書類を保存していますが、当社のような小規模企業の書類など、容量はたかが知れています。無料の容量は15GBまでですが、まだ１％にも達していません。これなら、20年は無料のまま、Googleドライブに保存できるでしょう。
会社の規模によっては、そうはいかないかも知れません。その時は無料とはいきませんが、月額たった250円の経費で100GB、380円で200GBまで容量をアップできます。
PDF変換の具体的方法
では、具体的にGoogleドライブへ会計書類を放り込むために、どうやってPDFフォーマットにすれば良いでしょうか？
それは特別なことではありません。普段使っているアプリケーション（ソフトウェア）で、十分対応が可能です。
現在はほとんどのアプリケーションで、さまざまなフォーマットへの変換が可能です。
例えば、ほとんどの企業が使っているWordは、作成した文章やテーブルを保存し、その後「エクスポート」→「PDF/XPFドキュメントの作成」で、簡単にPDFファイルが完成します。Excelは、保存の際フォーマットを選べますので、そこでPDFを選ぶだけです。
このように、オフィスソフトで作成した請求書や会計書類などは、簡単にPDFへ変換できるということです。
メールに添付して送られてきた、あるいはネット上でのドキュメント転送サービスなどで送られてきた請求書や領収書は、おそらくほとんどがPDFでしょう。その場合、そのままGoogleドライブに保存すれば良いわけです。
ですが、メールの文章に取引内容（金額、日付、支払い先、項目など）が記載された、簡易請求書的なメールはどうでしょう？
よく使われている（と思われる）オフィスソフトに含まれるOutlookでは、「メッセージを印刷する」を選び、プリンターで「Microsoft PDF印刷」を選べば、PDFとして保存ができます。
マイクロソフトのオフィスソフト以外の場合、例えば、Thunderbirdではメッセージの「プリント」を選び、プリンターで「PDFに保存」があります。
GoogleのGmailも同じです。メッセージを表示したら、プリンターアイコンをクリックし、あとはプリンターの種類で「PDFに保存」を選ぶだけです。
普段使っているソフトウェアでこのようにPDFへ変換できるのですから、電子帳簿保存法で必要な会計書類をPDF変換することは、さほど労力を必要としません。そして、今から新しいアプリケーションや機器を用意することなく、すぐに対応できます。
長期保存の国際標準規格「PDF/A」について
電子帳簿保存法では、法人で7年（最長10年）、個人事業主で5年（最長7年）文書を保存しておくことが定められています。しかし、この期間を過ぎたら捨てても良い、というわけではなく、企業としてはより長期に保存しておくのが常でしょう。
さらに、全ての書類をPDFに変換したから大丈夫というわけでもありません。
「PDFだから誰でも同じように読むことができる」と思っていても、実は読む側の環境（パソコン）によっては、文字化けしたり、ところどころ文字が抜けている場合があるのです。
これは、主にパソコンで読むことができるフォントの違いによります。
現在一般的だと思っているフォントでも、10年後、20年後には、違ったフォントが主流になり、現在のフォントが読み込めないということがないとは限りません。
このようなことを防ぐため、国際標準化機構（ISO）が定めた、文書の長期保存のための規格が「PDF/A（Archive）」で、ISO-19005と同義語です。具体的には、
- 電子文書の見かけを、作成・蓄積・可視化ツールから独立にし、時間が経過しても維持できる。
- 電子文書の文脈と履歴をメタデータ（PDFのタイトルや作成者、履歴などのデータ）として記録するフレームワークを提供する。
- 電子文書の論理的な構造（タグ、読み上げに対応できるようHTMLでのタグの役目）と意味に関する情報を記録するフレームワークを提供する。
（Wikipediaより）
を目指しています。
そして、PDF/Aは、フォントの埋め込み化や可読性を妨げる暗号化の禁止、外部コンテンツの利用禁止など、長期保存で支障が起きにくいようになっています。
この規格、現在はPDF/A−1からPDF/A-4まで4種類があり、いずれの規格も環境に左右されずに正しく表示できます。
これは必須ではありませんが、電子帳簿保存法で定められた会計書類は、なるべく長期保存に対応できるようPDF/A規格で保存しておくことが望ましいでしょう。
規格の種類（PDF/A−1からPDF/A-4）については、さほどこだわる必要はなく、PDF/A規格で保存することを覚えておきましょう。
PDFからPDF/Aへの変換方法
PDFからPDF/Aへ変換するには
アプリケーション（ソフトウェア）からPDF/A規格で保存することは、そんなに難しいことではありません。
一例として、Word文書をPDF保存する際の方法を案内します。
- 文書を作成・保存したら、「エクスポート」→「PDF/XPFドキュメントの作成」を選びます。
- 保存先・ファイル名を指定したら、「オプション」を選びます。
- 「PDFのオプション」で「ISO 19005-1 に準拠(PDF/A)(1)」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
オープンソースソフトウェアのLibreOfficeでも、PDFでエクスポート→「全般」タブのアーカイブ（PDF/A, ISO19005）にチェックして保存します。
このように、自分で作成した文書は、割と簡単にPDF/A規格で保存できます。
しかし、PDFには変換できるものの、PDF/A規格のファイルに変換できないアプリケーションや、すでにあるPDFファイルは、どうすれば良いでしょう？
その場合は、ネット上のPDF/A変換ツールサイトを利用しましょう。
そのようなサイトは多数ありますが、無料の場合変換数に限りがあります。ですが、以下のサイトは無制限で変換可能ですので、ブックマークしておくと良いでしょう。
PDF/Aファイルかどうかを検証するには
一方、取引先から送られてきた請求書や領収書のPDFファイルは、果たしてPDF/A規格のものでしょうか？
有料のAcrobat Proをご利用でしたら、「プリフライトツール」を使って規格を確認することができます。ですが、この記事を読んでいる方のほとんどは、Acrobat Proなど使っていないと思います。その場合は、ネット上の「PDF/A Validator」といったツールを利用しましょう。
検索して出てきた「PDFEN」は英語のサイトですが、PDFファイルをドラッグするだけで、PDF/Aファイルかどうか、また規格の種類も検証してくれます。
また、以下のサイトは、ブラウザのChromeやFirefoxの拡張機能でも提供しているので、ブラウザに組み込んでおけばいつでも利用できます。英語サイトですが、今は翻訳機能も充実しているので、サイト利用にさほど不便は感じないでしょう。
その他にも、「PDF/A 検証」で検索すれば、いろいろヒットします。だだし、無料のPDF/A変換サイトは、検証数に限りがあるのでご注意ください。
この記事のまとめ
電子帳簿保存法は、普段利用しているアプリケーションでPDFファイルに変換してGoogleドライブに保存すれば、十分対応可能です。高価な会計ソフトを新たに導入する必要はありません。
大事なことは、毎日の処理を怠らないこと。会計書類は、まとめてやっつけるなんてことはできません。
電子データで請求書や領収書を受け取ったら、すぐにファイル名を検索しやすい名前に変えて、Googleドライブに保存しておきます。
そして、保存するPDFファイルは、ISO-19005に準拠したPDF/Aにて保存しておくことが望ましいとお考えください。
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